Por dentro del módulo de documentos de Konvéz Quality

¿Qué procedimiento está publicado? ¿Quién está analizando una aprobación? ¿Qué cambió desde la versión anterior? Este tour del módulo de documentos de Konvéz Quality recorre cuatro pantallas reales para mostrar dónde encontrar esas respuestas.

Seguiremos dos ejemplos: Control de Información Documentada, ya publicado, y Planificación de Embarques de Exportación, todavía en aprobación. Sus estados distintos permiten entender cómo la biblioteca conecta organización, responsabilidades e historial.

Los datos mostrados en las capturas y el vídeo son ficticios y se utilizan para demostración.

Vea el flujo en movimiento

1. Empiece por la biblioteca de documentos

La biblioteca reúne título, código, categoría, estado, departamento y revisión en una misma lista. En la captura se puede distinguir un procedimiento publicado de otro en aprobación sin abrir cada registro.

Las pestañas permiten consultar documentos en elaboración, consenso, aprobación, publicados o inactivos. La búsqueda admite título, código o palabra clave. También hay un filtro de departamento y una selección entre documentos internos y externos.

Para equipos que comparten procedimientos entre Calidad, Operaciones y otras áreas, estas referencias facilitan la búsqueda. Consultar por código ayuda a distinguir archivos con nombres parecidos; el estado permite comprobar si el registro ya llegó a la publicación.

2. Compruebe la revisión y el archivo publicado

Al abrir Control de Información Documentada, el encabezado presenta el código PS-MER-003, el estado publicado, la revisión de contenido 03 y la revisión de plantilla 01. Ambas referencias de revisión aparecen en el mismo documento.

La acción Visualizar permite acceder al archivo. La página también reúne vigencia, departamento, distribución, restricción de acceso y responsable de actualizarlo. En este ejemplo, la justificación de la revisión explica el cambio registrado.

Así, el equipo puede comprobar la identificación y el estado antes de consultar el contenido. Para quien mantiene el procedimiento, la misma pantalla ofrece la acción Revisar Documento e identifica a los responsables de las etapas anteriores.

3. Identifique lo que sigue en aprobación

El segundo ejemplo, Planificación de Embarques de Exportación, está en aprobación. La secuencia visual muestra elaboración y consenso concluidos, aprobación en curso y publicación pendiente.

En el perfil de la captura aparecen las acciones para rechazar la aprobación y publicar el documento. El panel de responsables identifica a quien está realizando el análisis y el ciclo de vida muestra los períodos de cada etapa.

El beneficio práctico es dar contexto al seguimiento: el equipo puede ver la etapa actual y a la persona identificada como responsable, sin reconstruir toda la situación a partir de mensajes. La pantalla también diferencia un archivo en aprobación de un documento publicado.

4. Consulte los cambios entre revisiones

De vuelta en el procedimiento publicado, la pestaña Historial de Revisiones presenta las revisiones 00 a 03. Cada fila reúne fecha, descripción de cambios, responsable y acceso al archivo adjunto.

Las revisiones anteriores están identificadas como importadas manualmente. Esta indicación ayuda a interpretar el origen del historial. Los enlaces para visualizar y descargar permiten consultar los archivos asociados a las revisiones mostradas.

Al preparar una auditoría, el equipo puede partir del código del procedimiento, comprobar la revisión publicada y recuperar la descripción y el archivo de una revisión anterior. Esto facilita la consulta de evidencias; evaluar la conformidad sigue dependiendo del contenido y de la ejecución de los procesos.

Lleve un procedimiento de su empresa a la demostración

Elija un procedimiento conocido, búsquelo en la biblioteca, compruebe revisión y responsables, siga su etapa de aprobación y consulte el historial. Este recorrido conecta la demostración con la rutina de su equipo.

Para profundizar en los criterios de proceso, consulte nuestra guía de control de documentos de calidad. Si está comparando soluciones, vea cómo elegir un software de gestión de calidad.

Conozca Konvéz Quality o solicite una demostración para evaluar el flujo con los escenarios de su equipo.