O erro documental volta a cada embarque
BL, invoice ou packing list com divergência vira correção pontual. Sem registro e análise de causa, a mesma falha aparece no processo seguinte.
Konvéz Quality para agentes de carga
Qualidade para agentes de carga, do booking ao dispute.
Ocorrências, parceiros, documentos e valores a recuperar no mesmo fluxo. Cada desvio tem responsável, prazo e evidência, e a liderança enxerga o custo real da operação.
Onde a qualidade se perde
Os problemas mais comuns não acontecem dentro de um departamento. Acontecem entre eles.
O parceiro falha e ninguém registra
Armador, transportadora, agente no exterior e despachante afetam o prazo do seu cliente, mas as falhas deles raramente entram na avaliação de quem mantém a parceria.
Custos que ninguém recupera
Demurrage, cobrança indevida e erro cambial ficam espalhados em e-mails. Sem controle, o valor contestável prescreve ou simplesmente é esquecido.
Auditoria e OEA viram caça a evidências
Quando o cliente, o certificador ou a Receita Federal pedem a evidência, a equipe para a operação para montar pastas e planilhas.
Como o Konvéz Quality ajuda
Um fluxo para cada parte da rotina, com o mesmo histórico.
Ocorrências e não conformidades
Do desvio no embarque à causa tratada.
A equipe registra a ocorrência no momento em que ela acontece. A qualidade classifica, decide se vira não conformidade e conduz causa raiz, plano de ação, implementação e verificação de eficácia.
- Categoria, criticidade e status de cada ocorrência
- Vínculo direto com a não conformidade e com o dispute
- Contenção, causa raiz e eficácia no mesmo dossiê
Fornecedores e parceiros
Homologação que não fica na gaveta.
Cada parceiro recebe um questionário conforme o seu tipo, como agente de carga, despachante aduaneiro, transportadora ou prestador de serviço. A pontuação gera a classificação e o sistema avisa quando a reavaliação está perto de vencer.
- Questionário por tipo de parceiro, com perguntas e pesos configuráveis
- Classificação Ouro, Prata, Bronze ou Reprovado
- Alerta de reavaliações vencendo nos próximos 30 dias
Tratativa de dispute
Contestações com o armador sob controle.
A ocorrência com impacto financeiro vira uma tratativa de dispute, com BL, taxa do armador, saldo exposto e situação da negociação. Nada depende da caixa de entrada de uma pessoa.
- Disputes abertos, em tratativa, concluídos e cancelados
- Taxa do armador e saldo exposto por processo
- Busca por ocorrência, cliente ou BL
Controle de valor recuperado
Quanto a falha custou e quanto voltou.
As ocorrências marcadas para recuperação financeira mostram o total registrado, o que já foi recuperado e o que continua pendente, mês a mês. A diretoria vê o custo da não qualidade sem consolidar planilhas.
- Total em ocorrências, recuperado e pendente
- Evolução mensal e maiores saldos expostos
- Base para priorizar ações e cobrar parceiros
Documentos
O procedimento vigente, sempre à mão.
Procedimentos de disputes com armadores, coleta e entrega, rotas e segurança ficam em uma biblioteca com elaboração, consenso, aprovação e publicação. A equipe consulta a revisão vigente, e a auditoria encontra o histórico.
- Fluxo de elaboração, consenso e aprovação
- Revisão, data e departamento de cada documento
- Documentos internos e externos separados
Auditorias e OEA
Evidência pronta antes de alguém pedir.
Auditorias internas, de clientes e de parceiros ficam programadas e acompanhadas até o fim. As constatações viram não conformidades no mesmo sistema, com o histórico de que você precisa para ISO 9001 e para o Programa OEA.
- Auditorias programadas, em andamento e concluídas
- Conformidade geral e por norma, como ISO 9001
- Requisitos mais descumpridos em destaque
Na prática
Uma cobrança de demurrage, do registro à lição aprendida.
Um exemplo de como uma única ocorrência passa pelos módulos sem que ninguém precise copiar informação de um lugar para outro.
- OcorrênciaO operacional registra a cobrança de demurrage no processo, com BL, cliente e valor.
- DisputeO analista abre a contestação com o armador e acompanha a negociação e o saldo exposto.
- Valor recuperadoO valor devolvido entra no controle financeiro, e o pendente continua visível para a diretoria.
- Não conformidadeSe a causa foi interna, como um free time mal negociado, a qualidade trata a causa e define a ação.
- Parceiro avaliadoSe a falha foi do parceiro, o histórico fica à vista na próxima avaliação e na decisão de manter a parceria.
Perguntas frequentes
O Konvéz Quality substitui meu sistema de agenciamento ou ERP?
Não. O sistema operacional continua executando bookings, processos e faturamento. O Konvéz Quality organiza o que acontece quando algo sai do padrão: ocorrências, não conformidades, parceiros, documentos, auditorias e valores a recuperar.
Preciso ter ISO 9001 ou OEA para usar?
Não. Muitos agentes de carga começam pelo controle de ocorrências e dispute e estruturam o sistema de gestão depois. Se você já é certificado ou está se preparando, o histórico ajuda a demonstrar as evidências.
Por onde a implantação começa?
Pelo fluxo mais crítico da sua operação, normalmente ocorrências e dispute ou homologação de parceiros. Os outros módulos entram por etapas, sem parar a operação.
O preço muda conforme o número de usuários?
Não. A Konvéz não cobra por usuário. Os planos variam pelo nível da operação.
Consigo ver o sistema antes de conversar com alguém?
Sim. A demonstração navegável usa dados fictícios de uma operação logística e não exige cadastro.
Veja um processo real da sua operação no Konvéz Quality.
Em uma conversa objetiva, mapeamos um fluxo do seu agenciamento, como dispute, homologação ou não conformidades documentais, e mostramos como ele ficaria no sistema.