A retificação que se repete
Divergência de valor aduaneiro, classificação ou quantidade é corrigida no processo, mas a causa não é tratada e o erro volta no despacho seguinte.
Konvéz Quality para despachantes aduaneiros
Menos retificação, mais evidência no despacho aduaneiro.
Erros documentais, retificações, procedimentos e riscos aduaneiros no mesmo fluxo. Cada falha tem causa tratada, e o conhecimento da equipe deixa de depender de uma pessoa.
Onde a qualidade se perde
Os problemas mais comuns não acontecem dentro de um departamento. Acontecem entre eles.
O cliente manda a informação incompleta
Documento faltando ou dado errado do importador ou exportador atrasa o registro. Sem registro, não há como mostrar ao cliente o impacto disso.
Conhecimento na cabeça de um analista
Cada analista tem o seu jeito de conferir. Quando alguém sai ou entra de férias, o padrão vai junto.
Cliente OEA pede evidência
Importadores e exportadores certificados avaliam os parceiros e pedem procedimentos, controles e histórico de desvios.
Como o Konvéz Quality ajuda
Um fluxo para cada parte da rotina, com o mesmo histórico.
Ocorrências
Cada retificação registrada com a sua causa.
A equipe registra a ocorrência, como a retificação de DI por divergência de valor aduaneiro, com categoria, criticidade e processo. O histórico mostra onde os erros se concentram.
- Categoria aduaneiro e fiscal, criticidade e status
- Busca por título, número, cliente ou processo
- Vínculo com a não conformidade
Não conformidades
Da correção pontual à causa tratada.
Quando o erro pede mais do que uma correção, a NC conduz causa raiz, plano de ação, implementação e verificação de eficácia, com responsável em cada etapa.
- Etapas de identificação a encerramento
- Criticidade e cliente de cada NC
- Evidências de implementação e eficácia
Documentos
O jeito certo de conferir, escrito e aprovado.
Procedimentos de conferência documental, classificação e desembaraço ficam em uma biblioteca com aprovação e revisão. Todo analista trabalha com a mesma versão.
- Fluxo de elaboração, consenso e aprovação
- Revisão e data de cada procedimento
- Leitura obrigatória confirmada por colaborador
Mapa de riscos
Riscos aduaneiros avaliados antes da fiscalização.
Os riscos ficam em uma matriz 5x5, com tratamento e monitoramento. NCs recorrentes geram sugestões de risco para a equipe avaliar.
- Matriz de probabilidade e impacto
- Riscos sugeridos a partir de NCs recorrentes
- Tratamento com responsável e prazo
Controle de valor recuperado
O custo do erro, em reais.
Ocorrências com impacto financeiro, como armazenagem extra ou custo de retificação, mostram o total registrado, o recuperado e o pendente.
- Total em ocorrências, recuperado e pendente
- Evolução mensal
- Maiores saldos expostos
Auditorias e OEA
Evidência pronta para o cliente certificado.
Auditorias internas e de clientes ficam programadas e acompanhadas até o fim, com conformidade por norma e constatações ligadas às ações.
- Auditorias programadas, em andamento e concluídas
- Conformidade geral e por norma
- Requisitos mais descumpridos em destaque
Na prática
Uma retificação de DI, do registro ao procedimento revisado.
Como um erro documental deixa de ser só retrabalho e vira uma melhoria que protege os próximos despachos.
- OcorrênciaO analista registra a retificação por divergência de valor aduaneiro, com processo e cliente.
- Não conformidadeA qualidade abre a NC e investiga se a causa foi interna ou veio do cliente.
- Plano de açãoUma nova conferência entra no processo, com responsável e prazo.
- Procedimento revisadoO procedimento é atualizado e a leitura é confirmada por toda a equipe.
- Eficácia verificadaDepois do prazo, a qualidade confirma no histórico se o erro parou de acontecer.
Perguntas frequentes
O Konvéz Quality substitui meu sistema de despacho?
Não. O sistema de despacho continua registrando declarações e processos. O Konvéz Quality organiza ocorrências, não conformidades, procedimentos, riscos e auditorias.
Serve para um escritório pequeno?
Sim. A implantação pode começar só com ocorrências e documentos e crescer com a equipe. Os planos variam pelo nível da operação, não pelo número de usuários.
Por onde a implantação começa?
Pelo fluxo mais crítico da sua operação. Os outros módulos entram por etapas, sem parar a rotina.
Consigo ver o sistema antes de conversar com alguém?
Sim. A demonstração navegável usa dados fictícios de uma operação logística e não exige cadastro.
Veja o despacho da sua equipe no Konvéz Quality.
Em uma conversa objetiva, mapeamos um fluxo do seu escritório, como retificações, conferência documental ou atendimento a clientes OEA, e mostramos como ele ficaria no sistema.