Documentos
Documentos que todos leen, en la versión correcta.
Procedimientos, manuales y formularios con elaboración, consenso y aprobación, lectura obligatoria y aviso antes del vencimiento.
Disponible en los planes
- Freeincluido
- Starterincluido
- Professionalincluido
- Businessincluido
- Enterpriseincluido
Por qué controlar los documentos
Cuando cada persona trabaja con una versión distinta del procedimiento, el error se vuelve rutina y nadie sabe cuál era la regla. Controlar los documentos garantiza que el equipo use la versión vigente, que alguien la revisó y aprobó, y que existe prueba de que todos la leyeron.
ISO 9001, requisito 7.5: información documentada controlada, disponible y protegida.
Del borrador a la publicación
Elaboración
Quien elabora redacta el documento y lo envía a consenso.
Consenso
Las personas designadas lo revisan. Si lo rechazan, vuelve a elaboración con una justificación.
Aprobación
El aprobador autoriza la publicación.
Publicado
La versión vigente queda disponible y la anterior pasa al historial.
En el día a día
Quien opera
Recibe por la campana y por correo electrónico el aviso de que el procedimiento cambió, lee la nueva versión y confirma la lectura.
Quien lidera
Ve quién todavía no lo leyó y qué documentos vencen en los próximos 30 días, antes de que alguien trabaje con una regla antigua.
Quien audita
Encuentra la versión vigente, el historial de revisiones y las confirmaciones de lectura sin pedirle nada a nadie.
Qué incluye
Lectura obligatoria
Al publicar, el sistema solicita la lectura a cada departamento por la campana y por correo electrónico, y reinicia las confirmaciones en cada nueva revisión.
Aviso de vencimiento
El responsable recibe un aviso 30 días antes del vencimiento (el plazo es configurable) y también después de que vence.
Versiones y revisiones
Historial de revisiones con la clasificación de cada cambio. "Revisar" reabre el documento publicado y archiva la versión anterior.
Copia controlada
PDF sellado como copia controlada, no controlada o informativa, con destinatario, número secuencial y revocación.
Documentos externos
Normas y documentos de terceros entran directamente como publicados, sin pasar por consenso ni aprobación.
Acceso restringido
Confidencialidad y acceso por persona cuando el documento no es para todos.
Funciona junto conNo conformidadesAuditoríasAI Connect
- ¿Qué documentos vencen en los próximos 30 días?
- Comenta en este procedimiento qué hay que cambiar en la próxima revisión.
Conozca los otros módulos
- Incidencias: Registre la incidencia con evidencia, siga la revisión de la supervisión y el análisis de Calidad, y sepa cuánto costó y cuánto se puede recuperar.
- No conformidades: Trate las no conformidades con 5 porqués o Ishikawa, plan de acción 5W2H y verificación de eficacia. Si no funcionó, la NC vuelve a la causa raíz.
- Auditorías: Planifique auditorías internas, externas, de cliente y de proveedor, registre los hallazgos con evidencia y genere una NC u oportunidad de mejora directamente desde el hallazgo.
- Riesgos: Matriz 5×5 de probabilidad e impacto, riesgo inherente y residual, tratamiento con acciones y plazos, y alertas cuando un departamento acumula NC.
- Proveedores: Cuestionario ponderado, clasificación Oro, Plata, Bronce o Reprobado y reevaluación en el plazo correcto. El proveedor responde por enlace, sin necesidad de iniciar sesión.
- Disputas: Cuando la incidencia tiene una disputa, esta recibe su propia gestión, con justificación técnica, número de BL y tarifa de la naviera.
- Valor recuperado: El control financiero de las incidencias muestra el monto involucrado, lo que se recuperó y lo que sigue pendiente.
- TAPI: El TAPI suma las pérdidas de cada colaborador en 12 meses y sugiere una acción y un plazo para cada rango.
- Revisiones por la dirección: Los temas de entrada de ISO 9001 9.3 creados automáticamente, participantes, decisiones que se convierten en NC u OM y el acta en PDF.
Pase el mouse para ver cada módulo. Haga clic para saber más.
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